İş’te Sadelik!

Sosyal medyada sade yaşam ve minimalizm paylaşımları çoğunlukla evle, evde de gardıropla sınırlı kalıyor maalesef. Halbuki iş hayatında da sadeliğe ihtiyacımız var. İş yerleri hem üretim mekanı olması hem de ortak kullanılması açısından sadeleşmeye en muhtaç alanların başında geliyor. Ofis ortamından evraklara, maillerden toplantılara, protokol konuşmalarından hedeflere, tasarımdan içeriğe kadar tüm kalemlerde sadeliğe ihtiyacımız var.

Gelin, bir öyküyle başlayalım…

Öyle Ölmem, Füze At

Deniz sabah ofisine girdi. Masasında minik kağıtlara yazılmış notlar, üst üste duran dosyalar vardı. Bilgisayarını açtı, orası da farklı değildi. Ekrandaki dosya yoğunluğundan masaüstü resmi görünmez olmuştu. Son çalıştığı dosyayı aradı. Nereye kaydetmişti? Baktı baktı, bulamadı.

Dosyayı bulamadığı gibi tamamlanmayı bekleyen proje taslaklarını görmek de canını sıkmıştı. Ekrandaki belge yoğunluğu onda “Çok fazla iş var, nasıl yetişecek?” kaygısını tetikledi. Yapacağı işe karar veremeyince e-mailini açtı. Okunmamış yüzlerce mail “bir ara” temizlenmek üzere bekliyordu. Yalnızca CC’lere eklendiği güncel mailleri okumayı bile bitirmeden toplantı saatinin geldiğini fark etti. Oysa toplantı öncesi bazı dokümanları incelemesi gerekiyordu. Telaşla dolabı açıp gerekli dokümanları aradı, bulamadı. Ofisteki diğer çalışanlara sordu, onlar da bilmiyorlardı. İçlerinden biri sesine yaşlı, gizemli bir adam havası vererek “1872’den beri hiç kimse o dolapta aradığını bulamadı evlat!” dedi. Ofistekiler gülüştüler. Deniz ise iyice gerilmişti. Aradığını bulamadı ama çoktan atılmış olması gereken birçok evrak buldu. “Bunlar neden burada hâlâ?” dedi, sorusu havada kaldı. Öfkesini kime yönelteceğini bilemeyerek toplantıya geçti.

Toplantının amacı hakkında kimsenin fikri yok gibiydi. Yöneticilerden biri çıktı, sunumunu açıp genel müdüre dönerek bir şeyler anlatmaya başladı. Sunum bitmek bilmiyordu. Deniz sunumda 50 slayt olduğunu görünce “Öyle ölmem, füze at!” dedi içinden. Konu konuyu açıyordu. Zaman ilerledikçe toplantının başlığı unutuldu. Yanındaki kişi telefonda kelime oyunu oynuyordu. Deniz de düşüncelere dalmış, iç dünyasında yolculuğa çıkmıştı.

Slayt bitti ama bu sefer de biri genel müdüre diğerlerini hiç ilgilendirmeyen şahsi bir meseleyi sordu. Neden toplantı bittikten sonra birebir sormuyordu ki? Toplantı yarım saat daha uzadı. Odada 12 kişi vardı. 12x30dk=360dk yani, toplam 6 saat demekti. Şirketten 6 saat çalınmıştı. Deniz bir yandan bunları hesaplarken etrafına bakındı. Herkes oflayıp pufluyordu. Saati fark eden genel müdür toplantıyı “bugünlük” bitirdi. Yarın devam edeceklerdi.

Deniz düşünceli halde yemeğe gitti. Oturduğu masada toplantı devam ediyordu sanki. Canı sıkıldı. Yedikleri midesine oturunca fark etti, bir yere yetişecekmiş gibi hızlı hızlı yemişti. Düşündükçe içi daralıyordu. Şirket “yarım projeler mezarlığı” gibiydi. Bir an durup “Şirketin kurtarıcısı ben miyim?” dedi ama bu tepki onu rahatlatmaya yetmedi. İri adımlarla ofisine geri döndü.

“Nihayet işlerimin başına oturabileceğim” demişti ki bir mail geldi. Deniz hemen cevapladı. Ama bir mail daha geldi. Tekrar projesine döndü, telefon çaldı. Geçmiş işlerle alakalı bir dosya istendi. Belgenin 10 farklı versiyonu olduğundan, hangisinin güncel olduğunu bulmak için hepsini tek tek açması gerekti. Epeyce zaman kaybettikten sonra belgeyi yazıcıya gönderdi. Nihayet masasına dönüp işine başladı, Whatsapp’tan ileti geldi. Tekrar işine döndü, masasında kızının yaptığı resmi görünce yaklaşan veli toplantısını hatırladı, eşini aradı. Tekrar işine döndü, tekrar telefon çaldı. Uzun konuşma sonucu görev tanımında olmayan bir işi yine ona pasladıkları için –aslında buna hayır diyemediği için– canı sıkıldı. Bir kahve alıp tekrar işine döndü, odaya biri girdi ve Deniz’i lafa tuttu. Deniz tekrar işine döndü ama ne kafa kalmıştı, ne motivasyon. Zaten mesaisi de dolmak üzereydi. Deniz arkasına yaslandı, “Ben bugün ne yaptım?” diye düşündü.

Düşündü… Düşündü… “Hiçbir şey” dedi, “hiçbir şey…”

Gizli Maliyetler

Tanıdık geldi mi? Deniz’in yaşadıklarına benzer durumlarda buluyor musunuz kendinizi?

Her konudaki fazlalık, dağınıklık zihinsel kalabalık yapar. Ve sadece bireylerin vaktini, dikkatini çalmakla kalmaz; aynı zamanda şirketlere çok büyük finansal zarar olarak döner. Bir gün, büyük bir imalatçı şirketin liderleri, orta düzey yöneticilerin rutin olarak yaptığı 90 dakikalık toplantıların varlığını sorguluyorlar. “Bu toplantıları onaylayan kim?” diye sorduklarında ilginç bir cevaba ulaşıyorlar: “Falancanın asistanı planlıyor ve bütün ekip de katılıyor.” Konunun üzerine gidilince başkan yardımcısının tecrübesiz bir asistanının toplantıları rastgele düzenlediği ve bu şekilde yılda 15 milyon dolarlık zarara sebep olduğu anlaşılıyor.

Sizce asistan bu kaynağı kasadan alacak olsaydı, müsaade ederler miydi? Asla. Şirketlerin kasada gösterdikleri hassasiyeti eşya, evrak, mail, çalışan ve hedef sayısında da göstererek neler kazanacaklarını hesap ettiğimizde oldukça yüksek rakamlarla karşılaşıyoruz.

Price Waterhouse Coopers firması, iş yerlerindeki evrakların maliyetine dair ilginç rakamlar ortaya koyuyor. Araştırmaya göre çalışanlar, yanlış dosyalanmış belgeleri aramaya yılda 150 saat harcıyor (Bu da bir çalışanın ortalama 3 haftalık mesaisine tekabül ediyor). Kaybolan tek bir belgeyi bulmanın maliyeti ise tahminen 122 dolar. Ayrıca, bir işletmenin yaklaşık 10.000 belge yönettiği ve bunun ortalama %7,5’ini kaybettiği tahmin ediliyor. 750 kayıp belge ise 91.500 dolara tekabül ediyor. Düşünsenize, şirketlerimizde her yıl fazladan yaklaşık 100.000 dolar ile neler yapılabilir?

Olumsuz etkilenen sadecekurumların cirosu değil, fazlalık ve dağınıklık yüzünden bireysel verimimiz de oldukça düşüyor. Evden çalışan freelancer mimar bir danışanımla tanıştığımızda geliri ciddi oranda azalmıştı. Evine gittiğimde çalışma odasının, özellikle de masasının oldukça kalabalık ve dağınık olduğunu gördüm (Sonradan söylediğine göre bu onun normaliydi ve problemin farkında değildi). Odayı sadeleştirdiğimiz gün ben gittikten sonra ilham gelmişti. Oldukça yorgun olmasına rağmen sadeleşen masasına oturup yeni bir tasarım yaptığını, uzun zamandır böyle motive olmadığını söyledi. İlerleyen günlerde iş hayatı ve finansal durumunda güzel gelişmeler oldu.

Bazen de özel hayatımızla iş hayatımızın iç içe geçtiği durumlar oluyor ve her iki tarafta da verimliliğimiz düşüyor. Ajans sahibi bir danışanım, özel hayatında kendi sanatsal tasarımlarına vakit ayıramamaktan şikayetçiydi. Evinin fotoğraflarını gösterdi, “minimalist” denilebilecek kadar sadeydi. Peki bu zihin kalabalığı nereden kaynaklanıyordu? Bilgisayarını açıp gösterdiğinde karşılaştığım manzara tek dosyalık bile boşluğun olmadığı bir masaüstüydü. Belgelerden birini açtı, “Mesela bu, dayımların fotoğrafı, neden burada ki, değil mi?” dedi. Görüşmemizden sonra masaüstünü sadeleştirdi. Onunla tek yaptığımız bu oldu. Bir süre sonra tekrar haberleştiğimizde stresinin azaldığını, zihninin daha rahat olduğunu, kendi çalışmalarına vakit ayırabildiğini söyledi.

Hareket Hareketi Tetikler

“Benzer benzeri çeker” sözünü bir yerlerde duymuşsunuzdur. “Para parayı çeker” denir mesela. Öyledir. Fark ettiyseniz dağınıklık daha fazla dağınıklığı, tezgaha konulan bir tane kirli bardak birçok bulaşıkları, sokağa atılan bir çöp torbası başka çöpleri çeker. İş yerlerimizdeki durağanlık da işlerde durağanlığı çeker. Durağanlık uzun sürerse tıkanıklıklar meydana gelir. Tıkanıklığı fark edip hareketi başlattığımız noktada ise domino etkisiyle başka hareketleri tetiklemiş oluruz.

Belediyede mimar olan bir öğrencim eviyle eş zamanlı olarak ofisini de sadeleştirmeye niyet ettiğinde dikkat çekici bir olay yaşadı. 7 sene evvelki müdürü ayrılırken ona bir ajanda bırakmış, “her şeyi buraya not aldım, ihtiyaç olursa bakarsınız” demişti. Ajanda hep o odada kaldı. Tozlar alınıyor, ajanda tekrar kesonun üstüne konuyordu ama içi hiç açılmıyordu. Her ne kadar yöneticisi lazım olabileceğine kanaat getirmişse de, ajanda 7 yıl içinde bir kere bile lazım olmamıştı. Fakat mimar öğrencim de bunun farkında değildi, ta ki ofisine el atana kadar. Bunca zaman lazım olmadıysa bundan sonra da durmasına gerek yok düşüncesiyle tek tek yırtıp attı sayfalarını. Ve ilginç bir şey oldu: Son günlerde tıkanmış, bir türlü çözülemeyen işlerin 3’ü birden çözüldü. (Olayın tesadüf olduğunu düşünenler varsa, kendi eşyalarıyla bunu test etmeye davet ediyorum 🙂 )

İşin aslı şu ki; insan, kendi yapabilecekleriyle ilgili harekete geçtiğinde kendisinin kontrol edemeyeceği alanda da hareketlenme olur. Bu hep böyledir.

Yel Alır Gider

Peki ya bazı nesneleri yıllarca tutmak istersek, bırakmazsak ne olur? Geçenlerde bir Balkan firması çalışanıyla konuştuk. Malumunuz, resmî olarak 5 ilâ 10 yıl saklanması zorunlu olan evraklar vardır, bu süre geçtikten sonra ancak atılabilir. Bu çalışan da zorunlu süresi dolduğu halde ofiste yer kaplayan evraklar olduğunu fark edip müdürüne atmayı teklif ediyor. Fakat müdüründen, “dursun, belki lazım olur” cevabını alıyor (Tanıdık geldi mi?). “Süresi dolduğu halde niçin lazım olsun, yük bunlar” dediyse de ikna edemiyor. “En azından depoya kaldıralım, bari ofis rahatlasın”a razı ediyor. Ama bakın ne oluyor: Kısa süre sonra depoyu su basıyor! Ve 1 ton ağırlığında ıslak kağıtları temizlemek için saatlerce uğraşmak zorunda kalıyorlar. Ne uğruna? Gerçekçi olmayan bir “ihtimal” uğruna… Değmiş midir? Elbette hayır.

Zaten o depoyu su basması da tesadüf değil. Çünkü bu böyledir… O bırakamadıklarımız bir şekilde elimizden çıkar gider, tutamayız. Doğa alır. Hırsız götürür. Böcek yer. Fare dadanır. Öğrenmemiz gereken bir ders vardır orada: “Tutma, tutunma” der hayat. Tuttuklarımız, tutunduklarımız bize yüktür. Bizim bırakamadığımız yerde hayat yetişir yardıma. Gelir, alır ve gider.

Yeri gelmişken, eski başbakanlardan Yıldırım Akbulut da yaşadığı fıkra gibi bir olayı şöyle anlatmıştır:

Ben, zamanında Erzincan’da hal müdürlüğü yaparken, yardımcım gelmiş, bir sürü matbu evrak biriktiğini, artık koyacak yer kalmadığını söylemiş. “Sayın müdürüm” demiş, “isterseniz bir kısmını imha edelim.” Ben de demişim ki: “Tamam imha edin ama bunlar resmi evraktır, birer fotokopisini çekin de öyle imha edin!”

Vazgeçmek Yeniye Yer Açar

Her mekan, yaydığı enerjiye göre insan çeker. İşletmelerde hedef kitle netleştirilmeden yapılan hamleler kaos doğurur. Bir firma “hem Vakko gibi elit olayım hem Çarşamba pazarı kitlesini de çekeyim” derse orada dizaynı, ürün seçimlerini, kaliteyi, fiyatlandırmayı neye göre yapacağı konusunda belirsizlikler ve çelişkiler başlar. Burada kişi yeniliği istemekte ama eski alıştığı kitleyi bırakamamakta, çünkü para kazanamayacağından korkmaktadır. Oysa onu kazanmaktan alıkoyan şey, vazgeçememektir. Halbuki vazgeçmek, yeniye yer açar.

Bir kafe sahibiyle yaptığımız görüşmede işlerin pek iyi olmadığını öğrenmiştim. Zaten birkaç gidişimde de müşteri sayısının çok az olduğunu fark ettim. Asıl dikkatimi çeken şey ise mekanın bir stilinin olmamasıydı. Mekan sahibine bazı sorular sordum. Kimlerin, hangi tür insanların bu mekana gelmesini istediğini, yani hedef kitleyi tanımlamasını istedim. “Starbucks kitlesi” dedi. Aslında mekanını “3. nesil kahve” konseptine getirmek istiyordu. Fakat ön kısım, kırmızı duvarları ve sağ tarafı tamamen kaplamış olan paketleme malzemeleriyle tabldot & paket servis mekanı mesajı veriyordu. İç kısım ise yeşil ve sarı duvarları, dizi-film afişleri, kitaplar, gramofon ve daktilo gibi objelerle otantik bir kitap kafe havasındaydı. Entelektüel kitleye hitap eden dünya müzikleriyle de bu konsept iyi şekilde desteklenmişti. Fakat arka bahçe, plastik çim çitleriyle ideal bir Lig TV izleme mekanıydı. Anlayacağınız, vaziyet oldukça karışıktı.

Bu kafede müşteri sadakatinden bahsetmek mümkün değildi çünkü çevreye karmaşık sinyaller gönderiyordu. Mesela Starbucks kitlesinden olan müşteri, bilgisayarını alıp geldiği mekanda kahvesini yudumlayıp sevdiği tarzda müzikler eşliğinde çalışırken ilk etapta rahat eder. Fakat öğle tatili saatinde uygun fiyatlı hazır yemekleri için orayı tercih eden, rahatça sigarasını içip ofis dedikodusunu yapan çalışanların gelmesi ilk müşteriyi rahatsız eder. O hareketliliğe maruz kaldıktan sonra tekrar orayı tercih eder mi? Elbette hayır. Haliyle niyetteki belirsizlikle birlikte dekorasyona yansıyan bu tutarsızlık elbette işlerde de dalgalanmaya sebep oluyordu.

İlk seansta hem mutfakta hem de girişte önemli değişiklikler ve temizlikler yaptık. Girişte, fast-food mekanı imajı veren, kalabalık tasarımlı ve camı kaplayan afişi sökmeyi teklif ettim, danışanım hemen kaldırdı. Güçlü bir başlangıç yaptık fakat maalesef danışanım yoğun olduğunu söyleyerek seansları erteledi, devam etmedi. Bir süre sonra da mekan kapandı. Sadeleşme süreci tamamlanıp konsept netleştirilseydi tatmin edici bir gelir olacaktı. Ama her öykü mutlu sonla bitmek zorunda değil.

‘Az ve Öz’ün Gücü: Mercek Etkisi

Bütün bu problemlerin temelinde dağınıklık, belirsizlik ve bunun sonucu artan kalabalıkların mevcut karmaşayı beslemesiyle devam eden bir kısır döngü söz konusu. Çözüm ise “Pastam dursun, karnım doysun” demeyi bırakıp, “bizim firmamız için öncelikli olan pastanın durması mı karnımızın doyması mı” sorusuna bir an evvel cevap vermekte ve bir tercih yapmakta yatıyor.

Yazın en sıcak anında bile bir kağıdı güneşte beklettiğimizde herhangi bir etki olmaz. Oysa bir mercek yardımıyla güneş ışınlarını tek bir noktaya odakladığımızda kağıt yanmaya başlar. Hayatta da her işe, herkese yetişme dağınıklığından vazgeçmek ve bir noktaya karar kılıp ona odaklanmak aynı miktardaki kaynakla büyük başarılar kazanmamızı sağlar.

Firmamızın şu an ne durumda olduğunu merak ediyorsak basit sorularla başlayabiliriz. Bunlar küçük görünen ama hakkımızda önemli bilgiler veren sonuçlardır: Ofisteki saatler çalışıyor mu, durmuş mu? Duvardaki takvim hangi yıla ait? Panolardaki notlar kaç aylık? Depoda âtıl eşyalar var mı? Web sitemizde hangi alanlarda hizmet verdiğimiz, vizyon-misyonun ne olduğu açık ve net mi yoksa siteye bakanlar upuzun metinler arasında kayboluyor mu? Peki ya afişlerin, sosyal medya paylaşımlarının tasarımları sade ve estetik mi yoksa renk-font-görsel cümbüşü mü? Ya da firmamızın organize ettiği törende biz davetli olsaydık “Şu protokol konuşmaları bitse de program başlasa!” der miydik?

Hayat sadelikten yanadır. Sadeleşenler –ister birey bazında ister kurum bazında olsun– muhakkak ki fayda görür, öne çıkarlar. Az kaynakla çok işler başarır, rakiplerine fark atarlar.